Ein Serverseitiger Filter besteht aus einer Abfrage ähnlich einer SQL-Abfrage. Greift ein Benutzer auf einen Ordner zu, werden nur Elemente angezeigt, welche den Kriterien entsprechen. Alle anderen Elemente sind für den Benutzer unsichtbar.

Wenn ein Benutzer sich mit Outlook einen eigenen Filter definiert, wird diese auf die bereits gefilterten Elemente aus.

Der Filter im Beispiel versteckt alle privaten Elemente aller Benutzer außer die des Benutzers, beispielsweise tquester@olfolders.de